Elektronisk fakturering

I løbet af et år modtager offentlige institutioner 18 millioner fakturaer på papir. For at effektivisere og rationalisere det offentliges arbejds­gange i fakturabehandlingen er der blevet vedtaget en lov om elektronisk fakturering. Den offentlige sektor kan i lighed med private virksomheder på sigt spare penge på papir, print, porto og manuelt tastearbejde. Derudover vil elektroniske regninger give en mere smidig og effektiv fakturering.

Kort tidsfrist
Eftersom VEKS er en offentlig virksomhed (§ 60 = fælleskommunal virksomhed) er selskabet forpligtet til både at afsende og modtage elektroniske fakturaer.
Fristen for det offentliges generelle indførelse af elektronisk fakturering blev sat til 1. februar 2005. Fra denne dato skal VEKS derfor også fremsende og modtage elektroniske regninger. Men ændringen fra papir­-regningerne til digital teknologi kræver en række ændrede rutiner og procedurer, som ikke har været helt ukomplicerede.
- Tidspresset har været stort, fortæller regnskabsmedarbejder Preben Petersen. Loven blev ganske vist vedtaget i slutningen af 2003, men vi var henne i slutningen af november 2004, før bekendtgørelsen kom med beskrivelsen af, hvordan det hele skulle foregå bl.a. med tildeling af EAN-lokationsnumre, valg af VANS-udbyder, samt det valgte format; OIOXML.
Andre offentlige myndigheder er således også forpligtet til at fremsende fakturaerne til VEKS elektronisk. Det gælder også private virksom­heder, som dog kan fremsende dem via et LæsInd-bureau, som forestår konverteringen til OIOXML.

EAN-lokationsnummer
Et vigtigt nyt element i den elektroniske fakturering er at indføre et særligt nummer - EAN-lokationsnummer - som entydigt identificerer en virksomhed/myndighed/afdeling og derved sikrer, at alle regninger når frem til rette sted (i boksen vises en oversigt over VEKS' EAN-lokationsnumre).
Samtlige af de partnere, VEKS handler med, har fået et brev om de ændrede faktureringsprincipper og anvisninger om at huske at påføre elektroniske fakturaer de påkrævede EAN-lokationsnumre.
- Indtil videre er vi positivt afventende. Vi har haft testkørsler med en kommune på Vestegnen, som har afdækket en række problemer, fortæller Preben Petersen. Status er, at vi via det nye system har fremsendt varmeregninger til VEKS' fem kommunale samarbejdspartnere. Vi kan se, at det stadig kræver en del tilretninger fra flere sider, før systemet kører optimalt, slutter Preben Petersen.

Oversigt over VEKS' EAN-lokationsnumre: